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Anleitung zur Behandlung von makulierten, verloren gegangenen und vermissten Werken

11.3.2003, in der aktuellen Fassung vom 16.9.2016/ Dr. Else M. Wischermann


Zur Vereinheitlichung und besseren Kataloginformation der Benutzer(innen) werden nachfolgend Vorgehensweisen für die Behandlung von verloren gegangenen und vermissten Werken aus dem Bestand der Universitätsbibliothek festgelegt.

Dies gilt gleichermaßen für Bibliotheken, die noch mit Zettelkatalogen arbeiten, wie für solche, die an der Katalogisierung im Gemeinsamen Bibliotheksverbund (GBV) beteiligt sind.

Die folgenden Anleitungen beziehen sich im Wesentlichen auf die Verfahrensweisen für den Online-Katalog, da hier wegen der Datenverknüpfungen mit dem lokalen Katalog (OWC), dem Erwerbungsmodul (ACQ) und dem Ausleihsystem (OUS) abgestimmtes Vorgehen notwendig ist. Das Löschen von Titelkarten, Verweisungen etc. in einem Zettelkatalog sind ohne besondere Anleitung durchführbar.

Mit dieser Neuregelung sind die Anweisungen zur Behandlung von Verlustfällen in der Zentralbibliothek vom 25.2.1999 und für ausgeschiedene Bestände der Zentralbibliothek vom 11.5.2001 aufgehoben.

A. Makulierter bzw. verloren gegangener Bestand

Der Katalog ist kein Nachweis für makulierten bzw. verloren gegangenen Bestand, sondern der Nachweis für die vorhandenen und benutzbaren Bücher. Deshalb müssen Abgänge und definitiv festgestellte Verluste im Katalog gelöscht werden!

Für den Löschvorgang ist zu unterscheiden zwischen Bänden, die nur katalogisiert und solchen, die auch im PICA-Erwerbungsmodul ACQ bearbeitet worden sind.

  1. Bände, die keine Verknüpfung mit dem ACQ haben (kein Eintrag in Kategorie 8050), können sofort gelöscht werden. Das Löschen des Exemplarsatzes erfolgt mit dem Befehl "loe eX" (X steht für die Exemplarsatzzählung).
  2. Für Bände, die in Kategorie 8050 mit "acq" oder "ff" gekennzeichnet sind (d.h. die einen Eintrag im ACQ haben). muss zur Vermeidung von Inkonsistenzen im ACQ zunächst die Signatur im Signaturfeld der Kategorie 710X durch ein vorangestelltes Wort wie "Makuliert", "Ausgeschieden" je nach vorliegendem Fall bzw. "Verlust" erweitert werden. Diese Änderung ist unbedingt erforderlich, weil diese Information für den Löschvorgang, den die ACQ-Beauftragte der Universitätsbibliothek regelmäßig in Gang setzt, das entscheidende Signal darstellt.

    Damit die so vorbereiteten Sätze nicht im Benutzerkatalog erscheinen, ist im gleichen Arbeitsgang die Kennzeichnung in Kategorie 700X an 1. Stelle mit d (für Ausblenden) erforderlich. Beispiel: dz1 (in der Zentralbibliothek), df… (in einer Fachbibliothek).
    Nach dem Absenden dieser Änderungen ist danach der Exemplarsatz mit "loe eX" zu löschen. Bitte beachten Sie die gesonderten Modalitäten für Exemplarsätze an ZDB-Aufnahmen (Änderung des Selektionscodes in 70xx in "e").

    Soll eine Ersatzbeschaffung vorgenommen werden, ist es wegen der ACQ-Verknüpfung angeraten, Löschung des alten Exemplarsatzes und Neuanlage des neuen Exemplarsatzes (mit einer weitergezählten noch nicht verwendeten Exemplarnummer) im gleichen Bearbeitungsgang vorzunehmen.


Bestände, die nur mit lokalen Aufnahmen, also nur im OWC, nachgewiesen sind, können ohne weitere Vorkehrung sofort gelöscht werden.

B. Vermisster Bestand

Der Katalogeintrag (Exemplarsatz) für Bestand, der vermisst wird, ist wie folgt zu ändern:

  • Vor die Signatur wird im Signaturfeld der Kategorie 710X ein Text mit Leerzeichen eingefügt, der den Status des Bestandes sowie das laufende Jahr angibt; z.B.: Vermisst 2003.
  • Damit die ursprüngliche Signatur weiterhin recherchierbar bleibt, wird sie in Kategorie 7105 wiederholt.
  • Eine Standortkennzahl oder eine Freihandstandortangabe bleiben unverändert erhalten.
  • Als Ausleihindikator wird z gesetzt (im Benutzerkatalog wird aus diesem Kennzeichen der Hinweis: zur Zeit vermisst generiert; das Buch ist weder bestellbar noch vormerkbar).
     

Beispiel: 7100  8#!10 pae 359!Vermisst 2010 Bl 116 @ z

Für Bibliotheken, die das Ausleihmodul von PICA einsetzen (OUS) ist zu beachten:

  • Vor oben beschriebener Bearbeitung des Exemplarsatzes muss im Fall der Ausleihmöglichkeit des vermissten Bandes geprüft werden, ob ggf. Einträge im OUS (Bestellungen, Ausleihen für Sonderkonten, Sammelnummern etc. oder Vormerkungen) für diesen Band vorliegen. Alle diese Einträge müssen gelöscht werden, bevor eine Kennzeichnung als "Vermisst + Jahresangabe" erfolgt.
  • Damit vermisste Bücher ggf. an den Leihtheken auffällig werden, wird im Bandsatz in das Feld INTERNE BEMERKUNG der Text "vermisst laufendes Jahr" eingetragen.  Beispiel: vermisst 2003.

    Alle vermissten Werke, die wieder gefunden werden, müssen zur Rückarbeitung der o.g. Einträge in den PICA-Modulen (Einträge im Katalog und im Bandsatz) an die Leitung der Leihstelle gegeben werden, die ggf. Unterstützung von der Bandsatzgruppe erhält.
    In regelmäßigen Abständen (mindestens alle 2 Jahre) werden die derart gekennzeichneten Signaturen abgefragt (f sgn vermisst 2003? ). Eine erneute Prüfung am Standort / an den möglichen Standorten hat zu erfolgen.

    Taucht das Werk auch dann nicht wieder auf, ist davon auszugehen, dass das Werk tatsächlich abhanden gekommen ist. Es ist dann entweder Ersatzbeschaffung zu veranlassen (nach Entscheidung der jeweiligen Fachreferentin/des Fachreferenten bzw. der Leitung der Fachbibliothek ) oder ggf. ohne Ersatzbeschaffung das Werk im Katalog zu löschen (nach Entscheidung der Fachreferentin/des Fachreferenten bzw. der Leitung der Fachbibliothek).

    Vor dem endgültigen Löschen ist zur Vermeidung von Inkonsistenzen im ACQ im Signaturfeld der Kategorie 710X der Begriff "vermisst laufende Jahreszählung" durch "Verlust" zu ersetzen sowie die Ausblendung für den Benutzerkatalog einzutragen (Kategorie 0500: Kennzeichen an 1. Stelle in d wandeln) und abzuschicken (vgl. oben unter A).

    C. Sonderfall: vermisste Lehrbücher und Zeitschriftenbände

    1. Lehrbücher
  • Lehrbücher mit Einzelnachweis im Katalog:
    Diese Fälle werden wie unter B. behandelt.
  • Lehrbücher mit Sammelnachweis im Katalog:
    Für Lehrbuchexemplare mit Sammelnachweisen im Verbundkatalog ist eine Kennzeichnung nur auf der lokalen Ebene in den jeweiligen Bandsätzen möglich.
    Analog zu der unter B. genannten Regelung wird im Bandsatz in das Feld FREIER TEXT der Text "vermisst laufendes Jahr" eingetragen und zusätzlich der Bandstatus in 8 (=vermisst) für die richtige Anzeige im Benutzerkatalog geändert.
    Die Bearbeitung von wieder gefundenen Bänden erfolgt in der Leihstelle der jeweiligen Abteilung; für die tatsächlich als Verlust zu löschenden sind in der Zentralbibliothek die Mitarbeiter(innen), die im Dez. Katalogbearbeitung / Information für die Lehrbücher eingesetzt werden, zuständig.
    Eine regelmäßige Prüfung im Jahresrhythmus ist hier nicht erforderlich, da durch die kontinuierliche Bestandssichtung durch die Fachreferentin/ den Fachreferenten diese Exemplare zum gegebenen Zeitpunkt der Löschung des gesamten Titels in den Löschgeschäftsgang geraten.

    2. Zeitschriftenbände
  • in der Zentralbibliothek dasselbe Verfahren wie unter 1.2 beschrieben wird für vermisste Zeitschriftenbände angewendet. Es erfolgt also eine Kennzeichnung nur auf der lokalen Ebene.
    Die Bearbeitung von wieder gefundenen Bänden der Zentralbibliothek erfolgt in der Leihstelle der jeweiligen Abteilung.
    Für tatsächlich wegen Verlust zu löschende Bänden ist die Bearbeitung durch die Mitarbeiter(innen) im Sachgebiet Zeitschriftenbearbeitung im Dez. Erwerbung der Zentralbibliothek erforderlich (Eintrag der Bestandslücke im Verbundkatalog, in ZDB etc.).
    Die Prüfung der Vermisstfälle erfolgt in regelmäßigen Abständen (mindestens alle 2 Jahre). Die Klärung der Frage zur Wiederbeschaffung obliegt der Zeitschriftenstelle in Absprache mit der/dem zuständigen Fachreferentin/Fachreferenten.
  • in den Fachbibliotheken sofern in einer Fachbibliothek Zeitschriftenbände im CBS aufgenommen werden (anders als in der Zentralbibliothek), muss entsprechend verfahren werden, z.B. so wie unter A bzw. B beschrieben ist.
     

D. Desiderate. Nicht lieferbare Bände u.ä.

Auch Desiderate können nicht auf Dauer im Online-Katalog verbleiben. Um wiederholte Versuche einer Beschaffung zu vermeiden, sollten die kennzeichnenden Begriffe einheitlich verwendet und jeweils mit der laufenden Jahreszählung versehen werden. Auch hier kann dann leicht z.B. in einem Zweijahresturnus regelmäßig abgeprüft werden, was noch im Katalog enthalten ist und es wird dann gelöscht. Da hier noch keine Bandsätze existieren können ("bestellt"-Eintrag in Kategorie 7109), ist das Löschen des Bandsatzes unkritisch.
Entsprechende Prüfungen und Löschungen obliegen den mit den ACQ-Routinen betrauten Mitarbeiter(innen).

Inkonsistenzen im ACQ können zwar auftauchen, werden aber aufgrund der eindeutigen Begriffe "Desiderat", "nicht lieferbar", "vergriffen" erkannt und von der Ansprechpartnerin für das ACQ in der Zentralbibliothek, Frau Lindorf, entsprechend verarbeitet.

E. Allgemeine Hinweise

Auf keinen Fall dürfen Hinweise zum Status des Werkes in 4801 eingetragen werden, wenn das Werk nicht mehr verfügbar ist (Beispiel aus der bisherigen Praxis: "4801 kein Bestand vorhanden").

Denn diese Kategorie enthält oftmals wichtige Hinweise zur Benutzung der Bände und muss daher immer im Online-Katalog angezeigt werden. In jedem Fall muss über den Status eine klare Entscheidung (Makulatur/Verlust, Vermisst, Desiderat, nicht lieferbar etc.) getroffen werden.

Lediglich für im Bestand verbleibende Titel, die aber im Benutzerkatalog ausgeblendet sind, ist ein Eintrag in 4801 möglich, der z.B. Geschäftsgangsvermerke enthalten kann.

Es unterbleiben bibliographische Hinweise in 4801 auf "Alternativtitel", "unechten Ersatz", "alternative Ersatztitel", denn wegen Verlusts des Originaltitels ist dieser Hinweis ohne jeglichen Bezug sinnlos.

Informationen in Kategorie 4802 werden n i e im Benutzerkatalog angezeigt; dennoch sollte diese Kategorie nicht missbraucht werden, um der Entscheidung über die tatsächliche Verfügbarkeit auszuweichen. Hierhinein gehören lediglich interne Vermerke, die eine dauerhafte Information enthalten, z.B.: umsign. (für umsignierten Bestand).

Es sollte angestrebt werden, alte Fälle, die noch nicht nach den hier genannten Verfahrensweisen bearbeitet worden sind, nachzuarbeiten, und zwar immer dann, wenn davon die Anzeige im Benutzerkatalog betroffen ist. Nicht betroffen sind stets solche Exemplarsätze, die durch Eintrag des Kennzeichens d an 1. Stelle in Kategorie 700X bereits für den Benutzerkatalog ausgeblendet sind, z.B. dz1 (statt zz1) oder df003 (statt zf003). S. dazu die als Anlage zusammengestellte Übersicht.

F. Bearbeitung alter Fälle

Nach Möglichkeit sollten alte Fälle nach und nach aufgesucht und nach diesen Richtlinien bearbeitet werden. Dabei helfen folgende Suchschlüssel im CBS (Zentralsystem des GBV):

f sst …

Suche nach einem Standort in einer Fachbibliothek (Bsp.: f sst 8/3 für die Suche im Bestand der Fachbibliothek 8/3; der Schrägstrich muss bei der Suchanfrage im CBS eingegeben werden); Beispiel: f sst 8/3 und sgn verm?


f sel zz1? und sgn vermisst 2001?

Suche nach den im Jahr 2001 als vermisst eingetragenen Fällen der Zentralbibliothek


ANLAGE für das Verfahren in der Zentralbibliothek

  1. Für Vermisstfälle, die aufgrund einer Benutzeranfrage mittels Suchauftrag gesucht werden sollen, ist die Leihstelle in der jeweiligen Abteilung zuständig. Mitarbeiter(innen) der Leihstelle sorgen für die ggf. wiederholte Prüfung am Standort, insbesondere in Freihandbereichen. Für die Magazinprüfung wird der Fall i.d.R. an die Mitarbeiter(innen) des Magazins weitergeleitet.
  2. Für sonstige Vermisstfälle, die aufgrund interner Geschäftsabläufe gesucht werden, gelten die Verfahrensweisen wie bisher (s. das Geschäftsgangspapier "Suchfälle" vom 16.12.2002, verabschiedet in der Dienstbesprechung am 8.1.2003).
  3. Regelmäßige Standortprüfungen in mindestens zweijährigem Turnus (falls möglich öfter) sollen im Rahmen von Revisionen während eines oder mehrerer Schließungstage stattfinden.
  4. Bevor ein Buch tatsächlich als Verlust in den Katalogen getilgt wird, ist die/der zuständige Fachreferentin/Fachreferent zu benachrichtigen, damit er ggf. die Wiederanschaffung in die Wege leiten kann. Es genügt ein Ausdruck des Katalogeintrags mit Hinweis auf den Verlust und der Bitte um Vermerk der Entscheidung auf dem Ausdruck. Nach Rückgabe der Unterlage wird der Titel von der/dem Bearbeiter(in) des Verlustfalls entweder gelöscht oder zur Ersatzbeschaffung an die Akzession weitergeleitet. Titel, die fachlich nicht zugeordnet werden können, werden dem Dezernenten für Erwerbung vorgelegt.